Eigentlich ist es nur eine Info – warum fühlt es sich wie eine Herausforderung an? – Wenn der Alltag Druck aufbaut

Einleitung: Wenn ein Satz plötzlich den ganzen Tag ins Rutschen bringt

Kennen Sie das auch: Eigentlich ist es ein Arbeitstag wie viele andere; die To-do-Liste für die zur Verfügung stehenden Stunden ist lang, der Maileingang enthält noch einige unbeantwortete Nachrichten, der Terminkalender ist eng durchgetaktet, Meetings stehen an, Fristen zur Abgabe von Unterlagen sind zu beachten. Vielleicht ist auch noch eine eine Kollegin oder ein Kollege zu vertreten.

Und dann bekommen Sie eine weitere Nachricht. per Mail. Sachlich. Kurz. Vielleicht sogar mit dem Zusatz „nur zur Info“. Und trotzdem passiert innerlich etwas. Das kann ganz unterschiedlich aussehen: ein Druckgefühl im Brustkorb oder ein Gefühl von Enge, ein „Gedanken-Sprint“, ein kurzer Moment von Alarmbereitschaft. Manchmal ist es auch so ein leises Gefühl von „Jetzt auch noch das“.

Gerade Menschen, die als Team-, Bereichsleitungen, Geschäftsführung oder auf der Leitungsebene öffentlich-rechtlicher Organisationen Verantwortung tragen, berichten mir häufig, dass sie genau das erleben.

Die Frage „Warum stresst mich das?“ hilft hier nicht weiter. Wenn Sie mit weniger Kopfkino und entschieden mit diesen Situationen umgehen wollen, lassen Sie uns genauer hinschauen: „Was genau passiert zwischen der Information und der inneren Reaktion – und wie gehe ich souverän damit um?“

Warum wirkt ’nur eine Info‘ so stark?

Belastung ist nicht gleich Beanspruchung

Das liegt nicht daran, dass Sie „zu empfindlich“ wären. Sondern weil Ihre Verantwortung die Informationslage anders färbt: In Ihrem Kopf ist die Info oft mit einem ganzen Bündel möglicher Konsequenzen verbunden, wie Entscheidungen vorbereiten und/oder treffen, sie kommunizieren sowie entsprechend zu delegieren, dabei Erwartungen zu klären und Risiken abzufedern.

Einen ersten hilfreichen Unterscheidungsrahmen bietet der Arbeits- und Gesundheitsschutz:

• Belastung beschreibt Anforderungen von außen wie Menge, Tempo, Unterbrechungen, Informationsflut,
• Beanspruchung beschreibt, wie diese Belastung bei Ihnen „ankommt“ , zum Beispiel als Druckgefühl, Anspannung, Gereiztheit, Konzentrationsabfall, Ermüdung.

So können Sie nicht immer sofort die Belastung ändern – aber Sie können sehr oft die Beanspruchung für sich beeinflussen (und langfristig auch die Belastung gestalten).

Falls Sie hier tiefen einsteigen möchten, zeigt die BAuA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin) Gestaltungsansätze für Akteure und Teams auf, wie mit Zeit- und Leistungsdruck sowie Informationsflut umgegangen werden kann https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A108.

Das transaktionale Stressmodell: Bewertung und Bewältigung 

Für mich ist das transaktionale Stressmodell (transaktionales Stressmodell nach Lazarus & Folkman) ein hilfreiches Modell, Stress in der Wechselwirkung zwischen Situation und persönlicher Bewertung zu verstehen. Das Modell beschreibt „Stress“ nicht als ein „festes Ergebnis“, das Sie trifft, sondern als Wechselwirkung zwischen Situation und Person: Entscheidend ist, wie Sie die Information oder Situation für sich bewerten und wie Sie einschätzen, diese Situation bewältigen zu können, mit ihr umgehen zu können. 
https://refubium.fu-berlin.de/bitstream/handle/fub188/9746/03_Chapter3.pdf

Zwei Bewertungsstufen sind zentral:

1. Primäre Bewertung: Was bedeutet das für mich?

• Ist es irrelevant?
• Ist es positiv?
• Oder ist es potenziell belastend (Bedrohung, Verlust, Herausforderung)?

2. Sekundäre Bewertung: Was kann ich tun – und habe ich Ressourcen?

• Haben Sie Zeit, Einfluss, Unterstützung, Kompetenz, Entscheidungsspielraum?

Und hier liegt der Hebel:
Eine „Info“ wird dann innerlich groß, wenn die primäre Bewertung in Richtung Bedrohung kippt („Das eskaliert“, „Das wird politisch“, „Das gefährdet Qualität/Beziehung/Ergebnis“) und die sekundäre Bewertung gleichzeitig knapp ausfällt („Ich habe gerade keine Zeit“, „Ich habe nicht genug Infos“, „Ich bin allein damit“).

Coping (Bewältigung – Strategien im Umgang mit Anforderungen): Was Sie tun, macht den Unterschied

Coping, gemeint sind Bewältigungstrategien im Umgang mit Anforderungen, lässt sich grob in drei Strategiearten einteilen:

1. Problemorientiertes Coping (problemfokussierte Bewältigung)
   Sie arbeiten am Thema und strukturieren, entscheiden, priorisieren und delegieren.
2. Emotionsorientiertes Coping (emotionsfokussierte Bewältigung)
   Sie konzentrieren sich zunächst darauf, Ihre Inneres zu „ordnen“, indem Sie Ihre Anspannung verringern. So gewinnen Sie Abstand und beruhigen Ihr System, damit Sie wieder klar denken können.
3. Bedeutungsorientiertes Coping (Sinn-/Bedeutungsfokus)
   Sie ordnen die Situation ein, geben ihr eine tragfähige Interpretation – vielleicht auch aus einer anderen Perspektive heraus: „Das ist unangenehm, aber lösbar“, „Das ist eine Klärung, kein Urteil“, „Ich muss nicht sofort alles entscheiden“.

Wichtig: Keine dieser Strategien ist „besser“ per se. Es geht um die persönliche Passung. Wenn Sie emotional hochfahren, bringt Ihnen reines Problemlösen oft wenig – weil Ihr Kopf zwar schneller arbeitet, aber Ihre Gedanken werden dabei nicht klarer. Umgekehrt hilft es auch nicht, sich immer wieder zu beruhigen, wenn ein Thema tatsächlich zeitnah eine Entscheidung braucht.

Meine Tipps für Ihren Alltag

Quick Wins: schnell wieder handlungsfähig werden

Diese Impulse unterstützen Sie dabei, mit Zeit- und Leistungsdruck wie auch der Info-Flut effektiver, also wirkungsvoller und auch effizienter, zielführender umzugehen.
Dabei reichen oftmals 2 bis 3 Minuten, um sich zu sortieren. Wie wäre es, dies kurze Innehalten auszuprobieren oder auch es sich zu erlauben …

„Zwischen Reiz und Reaktion liegt ein Raum, in dem unsere Macht zur Wahl unserer Reaktion liegt; hier entfalten sich unsere Freiheit und persönliche Entwicklung.
– Viktor Frankl (1905 – 1997)

1) Fakt – Interpretation – Konsequenz trennen

Sortieren Sie für sich in drei Zeilen:

• Fakt: Was steht wirklich da?
• Interpretation: Was lesen Sie hinein?
• Konsequenz: Was folgt daraus realistisch – und was ist Spekulation?

Allein diese Trennung reduziert oft sofort innere Enge, weil Ihr Denken aus dem diffusen „Irgendwas droht“ in eine prüfbare Struktur kommt.

2) Primär-/Sekundärbewertung als Mini-Check

• Wovor genau habe ich gerade innerlich Respekt? – Benennen der Bedrohung bzw. Herausforderung
• Welche Ressourcen fehlen noch – Zeit, Infos, Entscheidungsspielraum, Unterstützung?

Wenn Sie hier klar sind, sind Sie schon einen Schritt näher an wirksamer Bewältigung.

3) Drei-Fragen-Klärung: Info oder Aufgabe?

• Ist wirklich eine Handlung von mir gefragt – oder reicht es aus, dass ich es zur Kenntnis genommen habe?
• Falls eine Handlung erforderlich ist: Bis wann kann es realistischerweise erledigt werden? Wie gehe ich mit den Vorgaben, Erwartungen, Fristen genau um?
  Was ist der kleinste nächste Schritt?

4) Wenn-Dann-Plan (Implementation Intentions – konkrete Auslöseregeln zur Umsetzung)
Es ist hilfreich, mir für bestimmte Situationen bereits im Vorfeld zu überlegen, was ich bei Eintritt der Situation genau tun werde. Denn wenn es mir gelingt, einen für mich passendes Wenn-Dann-Plan aufzusetzen, habe ich eine viel größere Chance, auch unter Druck nicht wieder in meine bisherigen „Reiz-Reaktions-Muster“ einzusteigen.

Beispiel:
„Wenn eine Nachricht keine Frist und keinen klaren Auftrag enthält, dann parke ich sie auf meiner Liste und entscheide im nächsten Fokusfenster.“

Mit der Vorbereitung eines „Wenn-Dann-Plans“ gelingt es, nicht „alles sofort“ machen zu müssen, sondern „in der richtigen Reihenfolge und zur richtigen Zeit“ strukturiert angehen zu können.

5) Emotionsregulation über das Atmen – ganz ohne Esoterik
Wenn Sie merken, dass Ihre Anspannung steigt, haben Sie ein wirkungsvolles Werkzeug immer bei sich: Ihren Atem.
Atmung und Beruhigung hängen eng zusammen, weil meine Atmung direkt mein autonomes Nervensystem beeinflusst – und damit, wie stark oder schwach mein Körper Stress erlebt. Und Atmung ist die einzige autonome Körperfunktion, die ich bewusst steuern kann. Dadurch können Sie Ihr Nervensystem bewusst beeinflussen – ohne Umwege über Gedanken oder Willenskraft. Durch bewusste, langsame Atmung aktiviere ich den Parasympathikus; den Nerv, der für Ruhe, Erholung und innere Stabilität sorgt.

• Kurz aufstehen, Blick aus dem Fenster schweifen lassen und zwei, drei ruhige und tiefe Atemzüge nehmen;
• einige Male bewusst über die Nase einatmen und über den Mund ausatmen; dabei länger aus- als einatmen – und die Schultern lösen.

Langfristige Strategien: souveräne Selbstführung – auch bei hoher Taktung

Begegnen Sie dem gefühlt herrschenden Zeit- und Leistungsdruck proaktiv. Meine Tipps für Sie:

1) Erwartungsklarheit systematisch herstellen
Viele „Spannungs- bzw. Druckgefühle“ entstehen nicht aus der Information oder Situation an sich, sondern aus der mit ihnen verbundenen Unklarheit: „Was ist hier eigentlich von mir erwartet?“
Vereinbaren Sie mit Ihrem Umfeld bzw. Ihrem Team, wie die Angesprochenen mit einer Information genau umgehen sollen. So schaffen Sie durch bestimmte Formulierungen Sicherheit. Formulierungen wie:

• „Zur Kenntnis, keine Aktion nötig.“
• „Bitte kurze Rückmeldung bis …“
• „Ich melde mich bis … mit einer Einordnung.“

So schaffen Sie einen Schutz vor negativen Gedankenspiralen oder innerem Eskalationsdenken.

2) Eingangskanäle reduzieren
Wenn ‚Alles überall reinkommt (Messenger-Dienste, E-Mail, Zuruf, Meeting)‘, wirkt jede Info schon wie eine potenzielle Handlungsaufforderung. 
Ein pragmatischer Schritt: Für die gemeinsame Arbeit feste Kanäle bzw. ‚Arbeits- wie auch Speicherorte‘ festlegen. Und wenn es um Entscheidungsthemen geht, neben dem ‚vereinbarten Kanal bzw. Ort (Liste, Board, Notizbuch), diese auch als solche kennzeichnen. Durch die verringerte mentale Sucharbeit entsteht mehr Ruhe für die eigentliche Arbeit.

3) Die Belastung aktiv mitgestalten – und nicht nur bewältigen
Übersetzt in die Führungspraxis bietet es sich an,

• die Meeting-Dichte zu checken und genau zu schauen, wann es ein Informationsmeeting, wann ein Entscheidungsmeeting ist;
• die internen Verantwortlichkeiten zu schärfen; es ist sinnvoll, wenn allen Beteiligten klar ist, wer entscheidet was – und bis wann;
• Unterbrechungen zu reduzieren; hier zum Beispiel im Team oder auch mit Teams feste „Fokuszeiten“ zu vereinbaren, in denen Jede/r für still für sich arbeitet.

Das kann auch bedeuten, dass für das Team abwechselnd jeweils eine Kollegin oder ein Kollege die telefonische Erreichbarkeit sicherstellt.

Im Team erfolgreich: Informationsdruck gemeinsam senken

Wenn viele im Team gleichzeitig „auf Empfang“ sind, steigt die Gesamtanspannung – und vermeintlich „kleine Infos“ werden schnell groß. Hier können eine Reihe von Praktiken helfen, damit besser umzugehen:

• Betreffzeile: Das aktuelle Thema ergänzt um „Zur Info“, „Bitte Entscheidung“, „Bitte Zuarbeit“.
• Dringende Informationen bzw. Anfragen als solches kennzeichnen: in der Betreffzeile zuvorderst ‚ASAP‘ (‚as soon as possible’/so schnell wie möglich) ergänzen
• in der Mail feste Reaktionsfenster vereinbaren: Nicht alles braucht sofort eine Antwort.
• Entscheidungswege in der Organisation bzw. im Team sichtbar machen: Wer entscheidet, wer wird informiert, wer wird konsultiert?
  Hier kann auch vereinbart werden, Akteure als direkte Empfänger anzuschreiben und alle Adressaten, die die Mail als Info erhalten, in CC zu setzen.

Das ist für mich ’smarteres Arbeiten‘: nicht „mehr Disziplin“, sondern bessere Vereinbarungen.

Bleiben Sie ‚auf Kurs‘, auch wenn die Tage gut gefüllt sind

Aus den Erfahrungen meiner Arbeit mit Klienten

• „Stress“ hat viele Erscheinungsformen: Er zeigt sich als Druckgefühl, Anspannung, innere Unruhe, Gereiztheit, Überforderungsgefühl, mentale Erschöpfung oder Tunnelblick oder „die Gedanken fahren Karussell“, vielleicht tritt sogar Schlaflosigkeit auf.
• Eine Info fühlt sich dann nach Herausforderung an, wenn Bewertung und Ressourcenlage in Ihrem Kopf nicht zusammenpassen.
• Häufig gelingt es nicht mehr, durch „noch mehr leisten“ eine Entlastungen herbeizuführen oder zu spüren; hier hilft nicht, ein „noch mehr des bisherigen“ – vielmehr eine bewusste Steuerung mittels klarer Vereinbarungen und eine realistische Tagesplanung, in der auch Pausen, also ‚Zeit zum Abschalten‘ vorgesehen sind.
• Coping (Bewältigungs-Strategien im Umgang mit Anforderungen) wirkt, wenn Sie bewusst agieren können; u. a. indem Sie zwischen Problem-und Lösungsfokus wechseln können oder Ihre Emotionen einordnen und regulieren können oder auch Ihre Einordnung bzw. Perspektive auf die Situation verändern können.

Deshalb empfehle ich, zum Abschluss eines Arbeitstages den bevorstehenden Tag zu planen – und zwar möglichst realistisch. Also:

• die primäre Aufgabe des Tages mit einem angemessenen Zeitfenster einzuplanen, und gerade dafür störungsfreie Fokuszeiten im Kalender zu blocken,
• bereits im Vorfeld einen zeitlichen Puffer für Unvorhergesehenes von ungefähr 15 Prozent der Arbeitszeit einzubauen und
• Vor- und Nachbereitungszeiten für Termine und Meetings zu berücksichtigen.

Diese Tagesplanung für den nächsten Arbeitstag kann Sie wappnen gegen das permanente Gefühl, dass die Ereignisse und Informationen am Tag Sie führen. Und ja: Das klappt nicht immer. Aber es verändert Ihre Grundhaltung – weg vom Reagieren, hin zum Steuern und Mitwirken.

So können Sie starten

1. Schauen Sie auf „typische“ Nachrichten oder Informationen, die Sie immer wieder innerlich ‚hochfahren lassen‘.
2. Entscheiden Sie sich für eine von ihnen.
3. Notieren Sie sich im Detail dazu
   1. 1. die Fakten
      2. Ihre Interpretation
      3. und die Konsequenz.
4. Dann schauen Sie – analog zum transaktionalen Stressmodell nach Lazarus & Folkman – auf Ihre Primär- und Sekundärbewertung;
   und klären Sie für sich, was Sie dabei empfinden: Bedrohung oder Herausforderung? Und welche Ressource fehlt Ihnen noch?
5. Abschließend vereinbaren Sie mit sich einen ‚Wenn-Dann-Plan‘; diese konkret festgelegten Regeln für Ihren Umgang mit Situationen, ‚Auslöse-Regeln‘ werden Sie unterstützen, beim nächsten Mal bewusst zu agieren – statt wie bisher zu reagieren.

Souveränität zurückgewinnen

Wenn Sie solche Situationen nachhaltig entschärfen möchten – für sich und für Ihr Team – dann lassen Sie uns sprechen:
https://kr-beratungscoach.de/kontakt-und-termin-anfrage

Autorin: Kerstin Rieso (https://www.kr-beratungscoach.de)

Wissenschaftliche Hinweise

• Transaktionales Stressmodell (transaktionales Stressmodell nach Lazarus & Folkman – Wechselwirkung von Bewertung und Bewältigung):
  https://refubium.fu-berlin.de/bitstream/handle/fub188/9746/03_Chapter3.pdf
• BAuA (Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin – deutsche Institution für Arbeitsschutzforschung und -praxis) zu Zeitdruck/Belastungen:
  https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A108
  https://www.baua.de/DE/Angebote/Publikationen/Praxis/A119.pdf