Zeit ein wesentlicher Faktor im Leben – auch wenn wir im Durchschnitt ca. 30.000 Tage an Lebenszeit haben. Denn Niemand weiß, wie viel ihm davon zur Verfügung steht und sie geht vorbei, unwiderruflich tickt die Uhr. Es lohnt sich zu schauen, ob ich mir meine Zeit sinnvoll und souverän einteile: Ein gutes Zeitmanagement verschafft uns Zeit, selbstbestimmt eigene Ziele zu verfolgen, Lebenszeit frei gestalten zu können.
Inhaltsverzeichnis
Wieviel Zeit habe ich eigentlich?
Das Thema Zeit begleitet Jeden von uns ab der Sekunde unserer Geburt bis zum Tod. Im westlich geprägten Mindset verläuft sie linear und ist das Einzige im Leben, das nicht vermehrt bzw. angesammelt werden kann. Und Zeitverschwendung passiert – immer wieder. Häufig merken wir erst viel später, dass wir kostbare Zeit vergeudet haben, doch dann ist sie verloren. Höchste Zeit also, dass ich
- mir bewusst werde was wirklich wichtig ist,
- mich mit meiner Zeitwahrnehmung (Wie schnell vergeht Zeit für mich?) auseinandersetze,
- meiner Zeiteinteilung (Was mache ich wann für wie lange?) beschäftige,
- und erkenne, mit welchen Zeitmanagement-Methoden ich meine Aktivitäten besser plane und
- so meine Ziele im (Alltags-)Leben besser erreiche.
Zeit im Alltags- und Berufsleben
„Ich habe einfach zu wenig Zeit und komme deshalb zu nichts“ – kennen Sie, oder?
Jeder Tag hat 24 Stunden, also immerhin 14.400 Minuten. Als Erwachsener schlafe ich bis zu 8 davon, es bleiben mir 16 Stunden „Zeitpensum“ meinen Tag zu gestalten. Jedoch geht von dem „Zeitpensum“ schon einiges ab bzw. ist fest verplant, um gängigen (gesellschaftlichen) Konventionen sowie Aufgaben und Pflichten nachzukommen. Die folgenden je 5 Beispiele für typische Aufgaben und Pflichten im Alltag oder Berufsleben veranschaulichen das:
5 Klassische Zeitfresser im Alltag
- Aufstehen, Frühstücken, Anziehen…
- Zeitaufwand im Badezimmer
- Wartezeiten (z.B. beim Arzt oder in der Hotline)
- Haushalt, Einkaufen, Kochen oder Putzen
- Internetaktivitäten bzw. Smartphone Nutzung
5 Klassische Zeitfresser im Berufsleben
- Wegstrecke zur Arbeit
- Lange und häufige Meetings
- E-Mailverkehr & Telefonate
- Unterbrechungen durch Kollegen
- Planung, Organisation & Verwaltung
Außerdem vergeht Zeit gefühlt mal schnell (angenehm, unterhaltsam, spaßig) oder viel zu langsam (anstrengend, unangenehm, langweilig). Manchmal auch viel zu schnell (rasend, planlos, turbulent). Dabei erfordert unser ganz normaler (Berufs-)Alltag es schon, Zeit zu investieren bzw. einzuplanen. Wenn wir hier unsere Aufgaben jedoch unstrukturiert angehen, kommen wir unter Zeitdruck, fühlen uns genervt und gestresst. Und können nicht mehr souverän mit den Anforderungen des (Berufs-)Alltags umgehen.
Insbesondere erfolgreiche Führungskräfte sind ständig gefordert, sich gut zu organisieren. Dafür sollten sie ein optimales Selbst- bzw. Zeitmanagement für sich erarbeitet haben und konsequent umsetzen. So gelingt es, Management- und Führungsaufgaben effektiv zu erledigen, den Überblick zu behalten und gleichzeitig souverän zu entscheiden.
Anforderungen an Führungskräfte
Insbesondere als Führungskraft trägt man Verantwortung für die Organisation interner Abläufe und betriebswirtschaftlichen Erfolg des Teams. Ebenso verantwortet man maßgeblich u. a. Zielerreichung und Arbeitsplatzumgebung und -gestaltung, wie auch das Miteinander im Team. Auch hier führt ineffektives und ineffizientes Selbst- und/oder Zeitmanagement zu vermeintlichem Zeitdruck. Dadurch können Stress- und Überforderungsgefühle auftauchen, nicht nur bei der Führungskraft, sondern auch allen Beteiligten im Team.
Alltagsprobleme
- Wie soll ich das bloß alles schaffen?
- Das wollte ich schon seit Ewigkeiten angehen…
- Das schieb ich auf Morgen!
- Ach, dann lass‘ ich es doch ganz…
- Aber.. okey das mache ich eben auch noch (schnell).
Oder: „Ja, ist wichtig, habe ich auch vor… Aber mir fehlt einfach die Zeit!“
Folgen daraus
Ein klassisches Beispiel aus dem Alltagsleben: Sie wissen, dass Sie Ihre Steuererklärung machen müssten, tun es aber nicht. Je näher die Frist kommt, umso „stressiger“ wird es; die Zeit läuft Ihnen davon. So können Sie Ihre „freie“ Zeit auch nicht genießen – weder für (Freizeit-)Aktivitäten, noch für die Familie – trotz des schönen Wetters draußen.
Deshalb geht es primär darum, ins proaktive Handeln zu kommen. Das schreibt bzw. sagt sich immer leicht, denn es liegt uns eher, es vermeintlich bequem zu haben und in der Komfortzone bleiben zu wollen. Gut, dass Menschen auch bereit sind, sich an neue, sich verändernde Lebensumstände anzupassen. Zugegeben, dafür braucht es einen gewissen Leidensdruck …
Aktuell leben wir in einer Zeit des Wohlstands und Konsums. Vieles ist vermeintlich wichtig oder lenkt uns ab. Um ins pro-aktive Handeln zu kommen, und so die Zeit für wirklich Wichtiges und Wesentliches zu haben, gilt es, Ihre Prioritäten richtig zu setzen. Dies gelingt viel besser mit einer klaren Struktur, guter Planung und konsequenter sowie dauerhafter Umsetzung – hallo effektives Zeitmanagement!
Selbst- und Zeitmanagement-Methoden
Wenn Sie sich mit dem Thema Zeitmanagement auseinandersetzen, lesen Sie häufig von Methoden bzw. Ansätzen wie:
- ALPEN-Methode
- SMART-Analyse
- Eisenhower-Prinzip-Matrix
- 40-30-20-10-Regel
- Pareto-Prinzip
Dazu kommen noch Empfehlungen wie Checklisten, (Not-)To-Do-Listen oder Workhacks. Zweifelsohne alles praxiserprobte Methoden, die auch im (Berufs-)Alltag funktionieren, wenn man sie laufend anwendet, quasi lebt. Nun ist es aber, wie so häufig im Alltags- sowie Berufsleben: Sie haben schlicht nicht die zeitliche Kapazität oder gar Geduld bzw. das Durchhaltevermögen, Methoden in Maßnahmen umzusetzen. So bleiben Sie bei der „bequemeren“ Variante, der bekannten Routine hängen …
5 Tipps für erfolgreiches Zeitmanagement
Mein Coachingansatz: Als erfahrener Senior Consultant für erfolgreiches Führungskräfte Coaching, habe ich bewährten Methoden und neue Herangehensweisen im Blick. Gleichzeitig achte ich darauf, dass Sie genau die für Sie erfolgversprechendsten Methoden und Tools kennenlernen und auch anwenden können. Eine Begleitung auf Augenhöhe – bis zur Zielerreichung.
Ihr Erfolgsweg: Bevor ich mit meinen Klienten die zu ihnen passenden Methoden erarbeite, gehe ich häufig den Weg eines Lifecoaches: im Mittelpunkt steht zunächst die Person, ihre Persönlichkeit. Erst dann ihre Rollen, z. B. als Führungskraft, als Mentor. Denn nur wer auf beiden Ebenen sein Selbst- bzw. Zeitmanagement gut strukturiert, kann fokussiert und produktiv seinen gesamten (Berufs-)Alltag meistern.
Grundsätzlich können „kleine Dinge“ schon viel bewirken. 5 Tipps für ein gutes Zeitmanagement:
- (Geistige) Frische
Ausgeschlafen und fit in den Tag starten, um mit voller Energie und Konzentration die Dinge anzugehen.
- (Innere) Haltung
Wenn möglich, die täglichen Dinge verantwortungsbewusst, wie auch achtsam und zuversichtlich angehen.
- (Realistische) Zielsetzung
Setzen Sie realistische Ziele, schauen Sie auf das bereits Erreichte – und freuen Sie sich, statt sich mit anderen zu vergleichen.
- (Resilienz- und) Lernfähigkeit
Sehen Sie Veränderungen, Neues oder auch Fehler bzw. Irrtümer als Chance, um daraus zu lernen und sich weiterzuentwickeln.
- (Kritische) Selbstreflektion
„Brauche, schaffe und will ich überhaupt das, was ich vorhabe – oder lasse ich es auch mal sein?“
Und dabei nicht die Perfektion als Meßlatte anzulegen, vielmehr angemessenen pragmatisch unterwegs zu sein.
Opportunitätskosten
Eine weitere Möglichkeit, seine Zeit effektiver und effizienter zu nutzen, bietet der Blick auf die Opportunitätskosten.
Ein Praxisbeispiel: Ich wollte eine neue Webseite, einen neuen Webauftritt – und habe dies trotzdem über Monate aufgeschoben. Letztendlich habe ich sie gemeinsam mit einem Profi erstellt. Hier gibt es gleich mehrere Opportunitätskosten-Aspekte:
- Finanziell – Gratis vs. Rechnung: Selber eine „standardisierte“ Webseite erstellen oder professionell erstellen lassen.
- Content erstellen – Perfektionismus vs. Step by Step: Z.B. Blogbeitrag perfektionieren (einige Tage) oder von Beitrag zu Beitrag besser werden (wenige Stunden).
- Zeitaufwand Webseite vs. Kerngeschäft: Vieles selber machen (Stress & Nerven) oder sich extern briefen lassen für das Nötigste und den Rest outsourcen.
Klar, die Gestaltung einer Webseite macht immer mehr Spaß, wenn man die Funktionalität immer besser versteht. Doch will ich am Ende Webseiten-Design beraten und verkaufen? Nein, ich bin leidenschaftliche Coach. Deshalb musste auch ich hier den passenden Mix finden zwischen: Das macht Spaß <=> das bringt mich (z. B. finanziell) wirklich voran. Wenn es um eine meiner Prioritäten geht, dann setze ich mich gerne auch mehrere Stunden an einen Artikel wie diesen. Und wenn „die Zeit reif dafür ist“, dann nervt es mich auch nicht und ich schiebe Wichtigeres nicht auf!
3 weitere vereinfachte Beispiele
- Steuererklärung selber machen (gratis) vs. Steuerberater (Kosten), aber als Laie mit Gefahr von fehlerhaften Unterlagen.
- Autoreifen selber wechseln (kostenlos) vs. Reifenhändler bzw. Autohaus (Kosten), mit Risiko bei Qualität und mehr Zeitaufwand.
- Personal einstellen, führen und schulen vs. Alles selber machen mit Risiko auf Überlastung und Gesundheit.
Zeit zu haben für das Wichtige und Wesentliche ist weniger eine To-Do-Liste, vielmehr ein passendes Selbst- und Zeitmanagement. Jeder Mensch ist ein Individuum; auch die Wahrnehmung von Zeit, z. B. ob rasend schnell oder langsam, knapp oder endlos, ist individuell. Infolgedessen ist es immer ein spannender Prozess, mit jedem Klienten/jeder Klientin die für ihn/sie wichtigen Themen zu bearbeiten, Veränderungen anzustoßen und so Probleme erfolgreich aufzulösen.
Das richtige Zeitmanagement
Die passende Formel für das perfekte Zeitmanagement gibt es nicht!
Was ich tun kann: daran feilen, die Dinge richtig zu machen und die Zeit sinnvoll zu nutzen. Also Klarheit über die anstehenden Aufgaben und ihre Prioritäten zu haben und mich gut zu fokussieren und zu beginnen. Und sich die Frage „Bringt mich das, was ich hier tue und wie ich es tue, weiter in meiner Zielerreichung?“ immer wieder ehrlich zu beantworten.
Gutes Selbst- und Zeitmanagement wirkt sich positiv auf Familienleben, Arbeitsleben oder Hobbys & Freizeit aus. Dabei spielen auch Faktoren wie Schicksalsschläge oder finanzielle Abhängigkeiten eine Rolle. Auf dies (und vieles mehr) gehe ich in meinen Einzelcoachings genau ein. Auch hier ist es ein Ziel, statt Perfektion erreichen zu wollen, auf dem Weg zu Ihren Zielen erfolgreich voran zu kommen.
Dabei bringe ich meine privaten sowie beruflichen Erfahrungen didaktisch ein, begleite Sie als Sparringspartnerin, kompetent und empathisch. Auch bei mir gab es viele Höhen & Tiefen. Was mir immer wieder geholfen hat und hilft: meine Haltung bzw. Einstellung. So sehe ich Fehler immer auch als Chance, neue Erfahrungen in meinem (Berufs-)Alltag einzuordnen und wichtige Konsequenzen zu ziehen. Oder auch gut abzuschließen, mit nicht mehr wesentlichen Themen. Ich bin eher neugierig und offen, stets bereit, mich weiterzubilden und voran zu gehen. Und das ist – glücklicherweise – keine Frage des Alters!
Die Haltung entscheidet!
Womöglich finde ich mich in unserer zunehmend virtueller werdenden VUCA-Welt (Akronym für volatil, unsicher, complex/komplex und ambivalent) nicht ganz so schnell zurecht wie 30-jährige. Und trotzdem verschließe ich mich Neuem und seinen Anforderungen nicht, ich weiche ihnen nicht aus oder ziehe mich zurück. Sollte es nicht funktionieren bzw. ausreichen, hole ich mir externe Unterstützung in meinem Netzwerk. Zum Beispiel, um mir Grundlagen ganz pragmatisch „draufzuschaffen“, oder spezielle Themen kritisch mit Abstand zu reflektieren. Diese Erfahrung gebe ich in meinen Coachings ebenfalls gerne weiter – z.B. gepaart mit klassischen sowie innovativen, teils auch digitalen Selbst- und Zeitmanagementmethoden.
Sie erkennen sich wieder oder haben interessante Anregungen? Dann kontaktieren Sie mich gerne für einen direkten Austausch – ich bin gespannt und nehme mir gerne die Zeit für Sie!
